Gästeliste Hochzeit erstellen | Anleitung inkl. kostenlose Vorlage

Die Gästeliste für die Hochzeit zu erstellen hört sich einfach an, ist aber in der Praxis oft eine knifflige Angeleigenheit. Wen lädt man eigentlich ein und wen nicht? Wie erstellt man am besten die Gästeliste? Auf Papier oder doch online? Welche Informationen muss man sammeln und welche Fristen gibt es? Wie ihr eine Gästeliste für die Hochzeit erstellt und verwaltet, mit der ihr beide zufrieden seid, erfahrt ihr mit diesem praktischen Schritt-für-Schritt-Plan.

Inhalt:

1 | Warum ist eine Gästeliste für die Hochzeit wichtig?

2 | Wann sollte man die Gästeliste erstellen?

3 | Wie viele Gäste hat eine durchschnittliche Hochzeit?

4 | Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Hochzeitsgästeliste

5 | Wie behält man RSVP’s im Überblick?

6 | Tipps für das Erstellen der Gästeliste

1 | Warum ist eine Gästeliste für die Hochzeit wichtig?

Eine Gästeliste für die Hochzeit ist deshalb so wichtig, da sie euch einen Überblick darüber verschafft, wen ihr zu eurer Hochzeit einladen möchtet. Zu wissen, wer kommt ist unglaublich wichtig für die Anzahl der Hochzeitskarten (Save-the-Date Karten, Hochzeitseinladungen, Menükarten, usw.), die Wahl der Hochzeitslocation (es müssen schließlich alle eure Gäste Platz haben), das Catering (jeder möchte schließlich etwas zu essen haben) und ganz besonders für die Budgetplanung (schließlich muss man für jeden Gast eine gewisse Summe aufbringen). Die Gästeliste hilft euch nicht nur dabei den Überblick über alles zu behalten, sondern muss auch mit den betreffenden Hochzeitsdienstleistern (Hochzeitslocation, Caterer, usw.) geteilt werden. Organisation ist das A und O einer erfolgreich und vor allem stressfrei geplanten Hochzeit und das schließt die akkurate Planung der Gästeanzahl nicht aus.

2 | Wann sollte man die Gästeliste erstellen?

Dass man die Gästeliste nicht nach der Hochzeit erstellen sollte, liegt natürlich auf der Hand. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt? Nachdem man die Einladungen verschickt hat und weiß, wer kommt? Fast richtig. Eine erste und vorläufige Gästeliste erstellt man am Anfang der Hochzeitsplanung und das, nachdem ihr euer Budget festgelegt habt. Der ideale Zeitpunkt für eine grobe Skizzierung der Gästeliste ist etwa 18 bis 12 Monate vor der Hochzeit. Ihr könnt dann bereits eine vorläufige Liste der Personen erstellen, die ihr gerne einladen möchtet. Etwa 12 bis 10 Monate vor der Hochzeit ist es ratsam, eine etwas detailliertere Liste mit potenziellen Gästen zu erstellen, einschließlich Familie, Freunde und Kollegen. Wenn schließlich euer Budget und der Veranstaltungsort konkret sind, könnt ihr mit der endgültigen Gästeliste gemäß dem unten stehenden Schritt-für-Schritt-Plan beginnen! 

Allerdings scheiden sich die Geister bei der Frage, ob man zuerst die Hochzeitslocation auswählen sollte oder erst die Gästeliste erstellen. Hierbei solltet ihr euch selbst fragen, ob ihr eine große Hochzeit geplant habt und auf gar keinen Fall die Anzahl minimieren möchtet oder ob ihr ohnehin flexibel in der Wahl eurer Gäste seid. Hierbei sprechen wir von höheren Zahlen. Das bedeutet, wenn ihr eine Hochzeit von 100 Gästen oder mehr geplant habt, macht es Sinn zuerst die Gästeliste grob aufzustellen, sodass ihr nicht plötzlich die Hälfte der geplanten Gäste nicht einladen könnt, da die Location zu klein ist.

Ganz egal wie ihr euch entscheidet, es ist ratsam zumindest die grobe Anzahl an Gästen zu wissen!

3 | Wie viele Gäste hat eine durchschnittliche Hochzeit?

Da kommt schnell die Frage auf, wie viele Gäste eine durchschnittliche Hochzeit eigentlich hat. Wenn wir die Hochzeitspaare in unseren Planungstools betrachten, laden unsere Paare durchschnittlich etwa 100 Gäste insgesamt zu ihrer Hochzeit ein! Darin enthalten sind natürlich die Aufteilung zwischen Tagesgästen, Abendgästen und gegebenenfalls Empfangsgästen. Dies hängt sehr von der verfügbaren Raumkapazität ab!

4 | Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Hochzeitsgästeliste

Oft machen sich Brautpaare viele Gedanken darüber, wie sie die Gästeliste erstellen sollen. Die Möglichkeiten sind endlos. Solltest du Tante Helena einladen, die du kaum siehst? Lädst du alle Kollegen mit ihren Partnern ein oder nur diejenigen, mit denen du eng zusammenarbeitest? Und gibt es vielleicht Spannungen zwischen Onkel Rudi und Tante Karla, aber du kommst mit beiden gut aus - was machst du dann? Wir geben Tipps & Tricks, damit die Erstellung der Gästeliste zum Kinderspiel wird!

Setzt Budget und Anzahl der Gäste fest

Bevor ihr mit der Erstellung der endgültigen Liste beginnt, ist es hilfreich, euer Budget festzulegen. Auf diese Weise könnt ihr bereits gut sehen, wie viele Gäste ihr einladen könnt. Informiert euch dabei auch gut über die Kosten pro Person. Außerdem müsst ihr entscheiden, wie viele Gäste ihr einladen möchtet. Denkt ihr eher an eine intime Hochzeit oder plant ihr groß?

Überlegt, wie ihr die Gästeliste verwalten möchtet

Natürlich könnt ihr die Personen, die ihr gerne einladen möchtet mit Stift und Papier im Überblick behalten, allerdings ist ein online Tool viel einfacher (nicht nur in Sachen Erstellung, sondern auch für die Verwaltung). Wir haben deshalb ein Beispiel für eine übersichtliche Excel Tabelle für euch, die ihr ganz einfach übernehmen und anpassen könnt. 

 

Fügt Gäste basierend auf 16 festgelegten Kategorien hinzu (z.B. "Direkte Familie" und "Weitere Familie"). Fügt Gäste basierend auf ihrer Adresse hinzu und gruppiert Gäste mit derselben Adresse unter einem Haushalt - so wisst ihr genau, wie viele Einladungen benötigt werden! Fügt außerdem bis zu 6 Tagesabschnitte hinzu (z.B. "Zeremonie" und "Abendessen") und haltet fest, wie viele Gäste für jeden Abschnitt eingeladen und zugesagt haben.

Erstellt eine Liste mit den wichtigsten Personen

Beginnt damit, die Menschen aufzuschreiben, die ihr auf eurer Hochzeit auf keinen Fall missen möchtet. Denkt dabei an eure Eltern, Familie und beste Freunde. Beachtet bei diesem Schritt noch nicht die Aufteilung zwischen Tages- und Abendgästen. Überlegt gut: Möchte ich diese Person wirklich auf meiner Hochzeit haben oder fühle ich mich verpflichtet, sie einzuladen, obwohl ich es vielleicht selbst nicht möchte? Wenn ihr eine intime Hochzeit plant, ist dies wahrscheinlich bereits eure endgültige Liste.

Erstellt eine Liste mit möglichen weiteren Gästen

Neben den engsten Vertrauten gibt es natürlich noch weitere Personen, die ihr gerne auf eurer Hochzeit dabeihaben möchtet. Denke hierbei an entfernte Verwandte, Freunde, Bekannte, Kollegen und Nachbarn. Die Personen, bei denen ihr euch wirklich unsicher seid, setzt ihr auf eine extra Liste, welche nur Personen aufführen, bei denen ihr euch noch nicht sicher seid, ob ihr sie einladen könnt. Im nächsten Schritt werden euch einige Fragen gestellt, um herauszufinden, ob ihr sie tatsächlich auf die Gästeliste setzen möchtet.

Ganz wichtig! Vergesst nicht, euch selbst auf die Gästeliste zu setzen! Viele Brautpaare vergessen, dass auch sie als “Gäste” zählen. Auch die Dienstleister sollten berücksichtigt werden. Hochzeitsfotograf, Videograf, DJ und ggf. freier Redner zählen ebenfalls zu den Gästen. Hierbei ist es wichtig zu bedenken, dass die genannten Dienstleister meist mehrere Stunden auf eurer Hochzeit anwesend sein werden und es mehr als angebracht ist, dass sie auch etwas zu essen und zu trinken bekommen! Lies deshalb unbedingt hier alles über: Hochzeitsdienstleister an eurem Hochzeitstag!

Geht die Personen durch, bei denen ihr euch unsicher seid

Es ist normal, sorgfältig darüber nachzudenken, wen ihr zur Hochzeit einladen möchtet. Habt ihr Zweifel an einigen Personen? Schreibt sie auf und überlegt euch bei jeder Person, ob ihr sie einladen möchtet oder nicht. Um die Entscheidung zu erleichtern, haben wir unten einige Fragen aufgelistet, die ihr euch stellen könnt:

• Wie nahe steht ihr euch?
• Welche Rolle hat diese Person in meinem Leben gespielt?
• Würde ich enttäuscht sein, wenn sie nicht da wären?
• Hatten wir kürzlich eine Spannung oder Konflikt?
• Passt diese Person zum Stil der Hochzeit, die ich plane?
• Kommt der Kontakt in unserer Beziehung von beiden Seiten?
• Würde ich es bereuen, wenn ich diese Person nicht einlade?
• Was sagt meine Intuition?

Indem ihr euch diese Fragen stellt, wird es wahrscheinlich einfacher, eine Entscheidung zu treffen. Bedenkt bei diesem Schritt auch gut, ob ihr bestimmte Personen vielleicht nur deshalb einladet, weil sie oder jemand anderes dies von euch erwartet. Letztendlich ist es eure Hochzeit und ihr solltet auf gar keinen Fall Personen einladen, weil ihr Angst vor der Reaktion habt, wenn die Person bemerkt, dass sie nicht eingeladen ist.

Überlegt, wen ihr nicht auf eure Hochzeit einladen möchtet

Jetzt ist es an der Zeit alle Listen durchzugehen, um sicherzustellen, dass ihr mit den Personen, die ihr einladen möchtet, auch zufrieden seid. Jetzt ist es auch an der Zeit, festzustellen, welche Personen ihr nicht auf eurer Hochzeit dabeihaben möchtet. 

Gibt es Personen, die ihr besser nicht einladen solltet, aufgrund von Familienstreitigkeiten oder anderen Konflikten? Dann müsst ihr euch zumindest darüber keine Sorgen machen. Viele Paare sind unsicher, ob sie Kinder, Kollegen, entfernte Verwandte und/oder Begleitpersonen einladen sollen. Deshalb gehen wir darauf noch genauer ein!

Kinder auf der Hochzeit, ja oder nein?

Einige eurer Gäste haben sicherlich Kinder. Hier stellt sich jetzt die Frage: Möchtet ihr Kinder auf eurer Hochzeit oder nicht? Diese Entscheidung liegt natürlich ganz bei euch. Auf der einen Seite ist es natürlich schön, wenn die Kinder dabei sein dürfen. Aber Kinder können auch unberechenbar sein, und es erfordert wahrscheinlich etwas mehr Organisation. Um diese Entscheidung etwas einfacher zu machen, haben wir die Vor- und Nachteile von Kindern auf eurer Hochzeit für euch aufgelistet!

Kollegen einladen oder nicht?

Viele Paare fühlen sich verpflichtet, ihre Kollegen einzuladen. Wenn ihr bereits knapp mit der Gästeliste seid, empfehlen wir, eure Kollegen zu streichen oder nur diejenigen einzuladen, mit denen ihr eine gute Beziehung habt. Ihr müsst übrigens die Partner eurer Kollegen nicht unbedingt einladen. Oft kommen die Kollegen sowieso miteinander zur Hochzeit und haben sich zum Plaudern. Wenn ihr nur einen Kollegen einladet und er oder sie niemanden sonst auf der Hochzeit kennt? Dann ist es für diese Person vielleicht angenehm, wenn der Partner mitkommen darf. Was ist, wenn dein Partner Kollegen einlädt? Das spielt keine Rolle! Wenn dein Partner gut mit seinen Kollegen auskommt und du weniger, ist das in Ordnung! Fühle dich nicht verpflichtet, Kollegen einzuladen, wenn du dies nicht möchtest!

Verwandte einladen, die weit weg wohnen?

Lebt eure Familie im Ausland? Überlegt zuerst, ob ihr sie wirklich dabei haben möchtet, und fragt vorab, ob sie kommen möchten. So wisst ihr beide genau, woran ihr seid. Überlegt auch, ob ihr entfernte Verwandte nur aufgrund der familiären Bindung einladen möchtet oder ob ihr wirklich möchtet, dass sie dabei sind. Vielleicht habt ihr 13 entfernte Nichten, von denen ihr nur drei regelmäßig seht. Ladet dann nur diese drei ein. Das verstehen die anderen zehn sicherlich!

Plus-Eins zulassen oder nicht?

Hier geht es insbesondere um die Plus-Eins, die ihr vielleicht noch nicht gut kennt oder womöglich überhaupt nicht. Denkt an den neuen Freund eurer Nichte, den frischgebackenen Verlobten eurer frisch geschiedenen Tante oder die neue Flamme eures Bruders. Ihr habt wahrscheinlich noch keine Vorstellung davon, ob es mit diesen Menschen klickt, und deshalb ist es vielleicht besser, diese Personen nicht einzuladen. Außerdem wisst ihr natürlich nicht, ob all diese neuen Beziehungen Bestand haben werden und ihr möchtet nicht, dass diese Gäste später als völlig Fremde auf euren Hochzeitsfotos erscheinen. Überlegt jedoch gut, ob die Person, die einen möglichen Plus-Eins hat, andere Personen kennt, die auf eurer Gästeliste stehen. Notiert euch, ob ihr für manche Personen deshalb eine Ausnahme machen möchtet und eine Plus-Eins erlaubt. Stell dir hierbei deine Lieblingskollegin vor, welche absolut niemanden außer dir auf der Hochzeit kennt. Für viele Menschen ist dies eine besonders unangenehme Situation, da nicht jeder sofort mit fremden Menschen ein Gespräch anfangen möchte/kann.

Wie geht ihr mit Nicht-Eingeladenen um?

Ihr habt das Recht zu entscheiden, wen ihr einladet. Es ist unmöglich, es allen recht zu machen und dennoch weiß man oft nicht, wie man mit Menschen umgehen soll, die nicht eingeladen sind. Trefft ihr unerwartet Menschen, die ihr von eurer Liste gestrichen habt, aber die wahrscheinlich eine Einladung erwartet hatten? Wenn sie über eure Hochzeit sprechen, gebt einfach ehrlich an, dass ihr sie nicht eingeladen habt und erklärt kurz den Grund. Eine intime Hochzeit nur mit engen Freunden und Familie, das Budget oder um Spannungen am großen Tag zu vermeiden, sind vollkommen legitime Gründe. Wenn ihr von Anfang an ehrlich seid, vermeidet ihr auch, dass es das nächste Mal unangenehm wird, wenn ihr euch über den Weg laufen solltet. 

Teile die Gästeliste auf

Es ist nun an der Zeit, die Gäste in Tagesgäste, Abendgäste und gegebenenfalls Empfangsgäste aufzuteilen! Legt dafür einzelne Listen an, sodass ihr den Überblick behaltet. Die Tagesgäste werden den ganzen Tag dabei sein, also sind sie die wichtigsten Personen. Wahrscheinlich auch die Personen, die ihr zuerst notiert habt. Eure Abendgäste stehen euch meist nicht so extrem nahe, wie zum Beispiel eure Freundesgruppe, Onkel und Tanten sowie Kollegen. Wenn ihr euch für einen Empfang entscheidet, ist das ideal für Personen, mit denen ihr weniger sprecht. Denkt zum Beispiel an Bekannte, Nachbarn oder Freunde, die ihr nicht so oft seht.

Bestätigt die Gästeliste

Hurra, ihr habt es geschafft! Wenn alles gut gelaufen ist, habt ihr jetzt eure vorläufige Gästeliste erstellt! Geht noch einmal jede Person durch und überlegt, ob ihr vollständig hinter der Entscheidung steht, dass diese Person euren schönsten Tag miterleben darf. Zufrieden? Super! Dann ist es jetzt natürlich an der Zeit, die glücklichen Personen zu informieren. Bereit, die Save-the-Date Karten zu verschicken?

5 | Wie behält man RSVP’s im Überblick?

Es ist wichtig, den genauen Überblick darüber zu behalten, wer von euren eingeladenen Gästen zu- oder absagt. Deswegen haben wir eine extra Spalte für RSVP’s in die Gästeliste eingeplant. Sobald ihr eine Zu- oder Absage erhaltet, füllt ihr dies in die betreffende Spalte ein. Auch ist es wichtig, zu notieren, wer letztendlich kommt. Familie Meier kommt mit zwei Kindern, aber von Familie Baumgart kommen von den 5 eingeladenen Personen nur zwei. Das kann am Ende einen gehörigen Unterschied machen und deswegen ist es wichtig, dies genau im Auge zu behalten. 

Schreibt auf eure Hochzeitseinladungen genaue Anweisungen, wie eure Gäste Zu- oder Absagen sollen. Beispiel: “Wir kommen mit X Personen”. 

 

6 | Tipps für das Erstellen der Gästeliste

Zum Schluss möchten wir euch noch einige Tipps geben, die ihr bei der Umsetzung der oben genannten Schritte oder dem Versenden der endgültigen Einladungen berücksichtigen könnt!

Gebt deutlich an, wann ihr die Person erwartet

Es ist praktisch, wenn eure Gäste sofort wissen, woran sie sind. Wir empfehlen daher auf jeden Fall, in den Einladungen anzugeben, ob sie Tagesgast, Abendgast oder Empfangsgast sind. Sind die Kosten für die Hochzeitskarten ein Problem? Dann könntet ihr zum Beispiel verschiedene Einladungen erstellen. Oft sehen wir, dass Brautpaare dafür eine separate Karte zur allgemeinen Einladung hinzufügen. Mit beispielsweise der Zeit, ab der die Person willkommen ist! So bleibt die Hochzeitseinladung allgemein und ihr müsst nicht verschiedene Auflagen bestellen! 

Berücksichtigt Absagen - 10% eurer Gäste tauchen nicht auf

Oft sehen wir, dass etwa 10% der eingeladenen Personen aus verschiedenen Gründen nicht an der Hochzeit teilnehmen können. Denkt an Urlaube oder andere Umstände. Ihr könnt dann später vielleicht noch entscheiden, Personen einzuladen, die ihr zuerst möglicherweise ausgeschlossen hattet (weil es sein musste).

Schaut euch die Etikette für die Umschläge an

Ein kleiner Fehler beim Beschriften der Umschläge kann dazu führen, dass ihr plötzlich ein paar zusätzliche Gäste auf eurer Hochzeit habt! Und das möchtet ihr natürlich nicht. Daher ist es auch wichtig, genau darauf zu achten, wie ihr die Gäste einladet!

Es ist eure Hochzeit!

Wir haben es schon mehrmals erwähnt, aber fühlt euch vor allem nicht schuldig gegenüber den Menschen, die ihr nicht zu eurem großen Tag einladen möchtet oder könnt. Letztendlich dreht sich alles um euch, und ihr solltet euch mit den Personen wohl fühlen, die kommen. Ihr könnt nicht immer alle zufriedenstellen, und ihr müsst nun einmal Entscheidungen treffen! Das verstehen die Abwesenden sicher auch.

Ist die Gästeliste für die Hochzeit komplett?

Seid ihr euch einig und habt ihr alle Gäste in der Online-Gästeliste eingetragen? Drei Mal Hurra für euch! Jetzt geht es weiter mit den nächsten spannenden Vorbereitungen! Hast du dir schon über die Brautkleidsuche oder das Hochzeitsmenü Gedanken gemacht? Und wie sieht es mit der Wahl des Brautstraußes aus? Wir haben für dich alle Tipps und Tricks parat, die dir die Planung deiner perfekten Traumhochzeit erleichtern! Viel Erfolg bei der weiteren Planung, ihr Lieben!

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